ГОСТ Р 7.0.97-2016: Общие требования к созданию документов

ГОСТ Р 7.0.97 -2016 принят Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 1 июля 2018 года , но и в 2021году многие создаваемые организациями документы (приказы, положения, распоряжения и др.) не соответствуют стандарту.

В 2022 году организациям необходимо разработать и принять много документов, например по охране труда, в связи с изменениями в Трудовом кодексе РФ.

Как правильно создавать документы, какие общие требования к созданию документов, какие основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.) мы рассмотрим в этой статье.

ГОСТ Р 7.0.97-2016:Общие требования к созданию документов — основные положения:

·               Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

·               Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman; Arial; Verdana ; Calibri и приближенные к ним. Размер шрифта — N 12, 13, 14.

·               При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

·               Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

·               При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

·               Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

·               Абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

·               Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

·               Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

·               Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист. Исключением является «Лист согласования», оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

·               Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом. Например: выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись». При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

·               Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А. На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается, при общей нумерации страниц.

Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.