Распорядительные документы: оформление с 01.01 2022
Распорядительные документы, ими являются: приказы, распоряжения и постановления, решения.
Распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства: шире стали применяться системы электронного документооборота и более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты.
В предыдущей статье рассмотрели общие требования к созданию документов, в сегодняшней статье рассмотрим оформление распорядительных документов: какие реквизиты используются, как оформляется приказ, распоряжение и распорядительные документы коллегиальных органов.
Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе.
Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:
Изучение существа вопроса;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование документа;
Подписание документа.
Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, педагогического совета, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Распорядительные документы: приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.
Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты:
· наименование организации,
· наименование вида документа(ПРИКАЗ),
· дату (12.01.2021),
· регистрационный номер,
· место составления,
· заголовок к тексту,
· текст,
· подпись.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.
По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа «ПРИКАЗЫВАЮ».
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:
· нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;
· формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Например:
В целях совершенствования документационного обеспечения управления организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
__________________________________________________________________________________________
В соответствии с приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 125 «О повышении исполнительской дисциплины»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.
Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Можно указать и обобщённо, например: директорам институтов, руководителям структурных подразделений.
Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.
Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:
· поручение;
· исполнитель (исполнители);
· срок исполнения поручения.
Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.
Например:
Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».
В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.
Например:
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.
Например:
ПРИКАЗ
04.03.2021 № 3
Красноярск
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2021 ответственный: специалист Петрова А.А.
Руководствоваться всем руководителям структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор Софронова О.Г. Софронова
Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.
Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.
Распорядительные документы: распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем руководителя, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.
Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.
Например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ
14.05.2021 № 12
Красноярск
О проведении конкурса рисунков
«Охрана труда глазами детей»
В связи с решением Агентства труда и занятости населения….от 20.04.2021 о проведении конкурса рисунков «Охрана труда глазами детей»
ОБЯЗЫВАЮ:
Провести конкурс рисунков «Охрана труда глазами детей». Ответственный Тихомирова В.И, срок – 25.05.2021.
Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.
Директор Софронова О.Г. Софронова
Распорядительные документы: протокол, постановление
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как: совет директоров, педагогический совет. В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа «КОЛЛЕГИЯ …ПОСТАНОВЛЯЕТ», «СОБРАНИЕ….РЕШИЛО» «УЧЕНЫЙ СОВЕТ РЕШИЛ».
Обязательно протокол ведётся на конференциях, совещаниях, заседаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
· кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
· кто вёл протокол;
· кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
· кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
· какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части даётся ссылка на него. Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.
