Теперь можно вести журналы инструктажей в электронном виде

Компания «Технологии производственной безопасности», как разработчик системы электронных инструктажей, собрала и систематизировала информацию по данному вопросу.

С 1 января 2021 г. согласно новым правилам по охране труда допускается возможность ведения документооборота  в области охраны труда в электронном виде (кроме предприятий в морских и речных портах) с использованием простой электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отметим, что в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.

Какие бывают виды электронной цифровой подписи и где еще она используется? ЭЦП (или просто ЭП) бывает двух видов (регламентируется ч. 2 ст. 5 63-ФЗ):

1.                 Простая ЭП — подтверждает факт своего формирования с помощью кодов и паролей. Это так называемые ключи ПЭП. У ключей ПЭП есть публичная часть — например, номер телефона, адрес почтового ящика, и конфиденциальная часть — код из SMS сообщения, или присланный по почте конкретно данному сотруднику.

2.                 Усиленная ЭП — делится на квалифицированную и неквалифицированную —требует посещение удостоверяющего Центра.

Сейчас стоимость усиленной электронной цифрой подписи зависит от формы компании и вида ЭЦП. В среднем для физических лиц цена варьируется от 300 до 2000 рублей за одного сотрудника. Для юридических лиц и ИП выше — от 1 500 до 20 900 руб. Усиленная подпись – дорогое решение, поэтому больше встречается вариант простой ЭЦП, она обходится значительно дешевле.

Где еще используется простая ЭП, к чему мы уже все привыкли:

·                    банковская сфера (ключом ПЭП считаются SMS пароли или разовые пароли с чека);

·                    госучреждения (получение услуг через личный кабинет с помощью ввода уникальных логина и пароля);

·                    страхование (для выпуска полиса);

·                    интернет-магазины (клиент и продавец взаимодействуют через личный кабинет);

·                    личная электронная почта.

Соглашения между участниками электронного взаимодействия прописываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там же указывается номер телефона и адрес электронной почты.

Для того, чтобы нормативные правовые акты были признаны равнозначными документам на бумажном носителе, надо соблюсти два условия:

1.                 Установить правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП. Определение лица происходит с помощью паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

2.                 Соблюдать лицом, использующим ключ простой ЭП, конфиденциальность.

Таким образом, для использования простой электронной подписи в организации должны быть разработаны следующие документы:

1.                 Локальный нормативный акт;

2.                 Приказ о принятии локального нормативного акта;

3.                 Лист (журнал) ознакомления работников с приказом и локальным актом;

4.                 Соглашение об использовании простой электронной подписи с каждым работником, использующим простую электронную подпись.

На примере РЖД, самом крупном перевозчике российской сети железных дорог рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью электронных подписей и инструктажей по охране труда.

Численность работающих в ОАО «РЖД» 717 тысяч человек (без учета удаленных подразделений). Ежегодно проводится более 36 миллионов (!!!) инструктажей, это 100 000 в день. Количество бумажных журналов, которые используются для проверки знаний по охране труда — 87 тысяч, или в пересчете на вес — 35 тонн бумаги. Все это не гарантирует добросовестного выполнения правил по технике безопасности. Напротив, руководство выделяет проблемы:

1.                 Отсутствует контроль прохождения инструктажа на рабочем месте и выдача наряда-допуска.

2.                 Не определено лицо, проводящее инструктаж и выдачу наряда-допуска.

3.                 Работы могут проводиться членами бригады без должной квалификации и подготовки.

4.                 Нет возможности получать оперативную информацию о проведении инструктажей.

5.                 Тратиться большое количество времени на подписание документов у работников.

Эти проблемы решаются после внедрения цифровой платформы в рамках перевода документов в электронный вид. Руководство компании выделяет для себя преимущества электронной подписи:

1.                 К проведению работ будет допущен персонал только с соответствующей квалификацией.

2.                 Факты проведения инструктажа и выдача наряда-допуска фиксируются автоматически.

3.                 Легко можно определить работника, проводящего или изучившего инструктаж.

4.                 Графики инструктажей формируются в электронном виде и находятся в оперативном доступе руководства.

5.                 Сотрудник проходит компьютерное тестирование, где на 100% исключается фальсификация данных.

Какие же инструменты «Технологии производственной безопасности» https://lp.protb.ru/ использует для достижения цели?

1.                 Применяет цифровую платформу для выдачи ключей с использованием ПЭП.

2.                 Каждый работник получает индивидуальный ключ.

3.                 Определяет дополнительные способы идентификации подписанта.

4.                 Объединяет систему с уже действующей в компании информационной производственной системой.

5.                 Запускает систему электронных инструктажей с визуализацией материалов инструктажа (презентации, видео).

Компании оценили переход на электронный документооборот и выделяют следующие преимущества:

1.                 Это не только упрощает процедуру, но и позволяет без задержек отслеживать результаты.

2.                 Можно корректировать материал инструктажей.

3.                 Сам процесс становится прозрачным и быстрым (по сравнению с бумажным заполнением).

И, самое главное:

4.                 На 40% повышается уровень знаний.

5.                 В 2 раза меньше времени тратится на прохождение инструктажа.

Не менее важен экономический эффект при введении ЭДО, а именно:

1.                 Снижаются потери времени на подписание и ознакомление с документами со стороны работников.

2.                 Исключаются на 100% риски фальсификации документов.

3.                 Со стороны надзорных органов — минимизируются штрафы и санкции.

4.                 Снижается количество внутренних проверок, в том числе выездные в филиалы и подразделения.

5.                 Сведен к нулю риск потери информации.

Разработчик предлагает готовые решения, которые позволяют заменить подпись и журналы инструктажей на ПЭП и электронные инструктажи - первичный, повторный, целевой, вводный, в том числе с подрядчиками.